Al­gengustu og neyðarlegustu mis­tökin í tölvu­póstum

Algengustu mistökin eru atriði eins og:

Misrita netfang

Gera Reply to ALL þegar það á ekki við

Senda tölvupóst með mikið af stafsetningarvillum

Önnur atriði eru síðan atriði eins og of langur tölvupóstur. Sem oft missir marks.

Enn verra er ef við erum í uppnámi þegar að við skrifum tölvupóstinn. Þá er betra að bíða, anda inn og anda út. Geyma öll skrif þar til við finnum að taugarnar hafa róast. 

Og alls ekki að senda tölvupóst þegar við erum reið.

Fólk á það síðan til að detta í alls kyns vana. Sumir til dæmis senda út rosalega marga tölvupósta. 

Og/eða senda út tölvupósta og eru óþarflega oft með fólk í CC. Jafnvel BCC þar sem aðrir viðtakendur eru þá ekki upplýstir um hverjir eru að fá afrit af tölvupóstinum.

Í dag þykir skynsamlegra að nota tölvupóstinn fyrir vinnuna aðeins sparlega. Nýta önnur tæki og tól fyrir styttri og óformlegri samskipti. Teams og Slack gætu verið dæmi. Sem og önnur samskiptaforrit.

Fólk sem starfar mikið í samskiptum við erlenda aðila gæti haft í huga eitt atriði sem talað er um að sé meðal algengra mistaka sem fólk gerir í Bretlandi. En það er þegar fólki er heilsað á rangan hátt: Til dæmis Hi Mrs Jones. Sem á ekki við þegar verið er að nota fjölskyldunöfn og/ða Mrs/Ms/Mr. En væri í lagi ef kveðjan væri Hi Sara.

Óljós yfirskrift í Subject er heldur ekki nógu góð leið. Betra er að vera með yfirskriftina eins skýra og mögulegt er fyrir innihaldið, án þess að hún sé of löng.

Sama á við um innihald tölvupóstsins sjálfs; Það má ekki vera langt og óskýrt. Lesandinn verður að vita upp á hár hver tilgangur erindisins er og hvort til einhvers er ætlast af viðkomandi. Annars er hætta á að fólk bíði eftir að fá svarpóst sem aldrei berst, einfaldlega vegna þess að skilningurinn er ekki alveg fyrir hendi á milli aðila.

Þá er það tónninn: Því við megum ekki hljóma reið eða dónaleg. Að tala í boðhætti á til dæmis í fæstum tilfellum við í vinnutölvupóstum. Því það hvernig hlutirnir eru sagðir í rituðu máli getur virkað á viðtakendur öðruvísi og jafnvel hranalegri en við ætlum okkur.

Eins og sjá má, eru öll ofangreind mistök eitthvað sem flestir kannast við að hafa einhvern tíma lent í. En að sama skapi mistök sem við getum auðveldlega komið í veg fyrir.

Með því að vanda okkur, mögulega hægja aðeins á okkur og lesa vel yfir allt efni sem við sendum frá okkur.

Eru neyðarlegustu mistökin verst?

Hér eru síðan nokkur dæmi um  skelfilega vandræðaleg mistök sem fólk hefur gert í vinnutölvupóstum:

• Ég sendi óvart starfsumsókn fyrir nýtt starf á yfirmann minn
• Ég sendi fyrir mistök djarfa mynd af sjálfum mér til yfirmannsins
• Ég sendi rómantískt ljóð til samstarfskonu minnar en var klagaður til mannauðsdeildar. Vandró.
• Ég sendi nokkuð klúran tölvupóst á yfirmanninn minn en fyrir mistök fór pósturinn á alla í fyrirtækinu. Þar vinnur meðal annars konan hans.
• Ég sendi tölvupóst um hversu ömurlegur sóðaskapur væri á kvennaklósettinu og lýsti því í smáatriðum. Fyrir mistök sendi ég tölvupóstinn á viðskiptavin.
• Ég sendi tölvupóst til viðskiptavinar þar sem hann sá hvaða uppnefni við notum um hann í vinnunni.
• Ég sendi tölvupóst um að ég óskaði þess að þessi ömurlegi hundur yfirmannsins myndi drepast. Ég ætlaði að senda tölvupóstinn til starfsfélaga en sendi hann óvart á yfirmanninn.
• Eftir nokkra bjóra fannst mér það góð hugmynd að senda yfirmanninum mínum tölvupóst og láta hann vita að ég óska honum alls hins versta. Ég þurfti ekki að mæta aftur.
• Ég áframsendi tölvupóst til yfirmanns en var búin að gleyma því að neðst og í upphafi umræðuþráðar kom fram hvað mér og samstarfsfólki finnst hann mikið fífl.
• Ég sendi óvart tölvupóst um að ég ætlaði að reka starfsmann, á viðkomandi starfsmann.
• Ég gerði óvart Reply to All þegar ég var að kvarta undan vinnufélaga sem svarar alltaf öllum tölvupósti með því að ýta á Reply to All.
• Fyrir mistök sendi ég á viðskiptavin tölvupóst af samstarfsvinkonu minni þegar hún var dauðadrukkin á jólagleðinni, með höfuðið í klósettskálinni og rassinn nokkurn veginn beran. Þær eru nöfnur.
• Ég sendi óvart tölvupóst á alla í fyrirtækinu um hvað mér leiddist þessi djöfulsins vinna.