SVÓT við­töl við alla starfsmenn: „Gerðu þetta bara!“

Sem nú hefur nýlokið fyrsta 90 daga sprettinum.

Og er að hefja sprett tvö: Næstu 90 daga aðgerðaráætlun hefur hrint af stað.

„Þá verður partí!“ segir Arndís síðan um 12. desember næstkomandi: Þegar farið verður yfir afraksturinn sem næst á þessum 90 dögum framundan og þriðji spretturinn síðan kynntur.

Því já; Að innleiða stefnu er svo sannarlega spretthlaup þar sem virkilega reynir á úthaldið. Því rannsóknir sýna að þrátt fyrir mikla og góða stefnumótunarvinnu, ná aðeins 30% vinnustaða að innleiða nýja stefnu: 70% vinnustaða einfaldlega nær því ekki.

„Og við ákváðum einfaldlega strax að við ætlum EKKI að tilheyra þessum 70% hópi,“ segir Arndís galvösk.

Í dag og á morgun, fjallar Atvinnulífið stefnumótun og innleiðingu stefnu.

Að byggja hús

Þótt lögreglan sé tíð í fréttum fjölmiðla, fáum við sjaldnast innsýn í lögregluembættin sem vinnustaði. Sem Arndís lýsir sem mjög skemmtilegum vinnustað, enda oft gantast í viðtalinu og haft gaman.

„Við viljum vera eftirsóttur vinnustaður. Bæði fyrir það starfsfólk sem hér starfar þannig að það vilji vinna hér sem lengst og eins til að laða hæft fólk að,“ segir Arndís og brosir.

Arndís var áður sýslumaður Vestmannaeyja en færði sig um set haustið 2023, þegar hún réði sig sem aðallögfræðing lögreglunnar á Suðurlandi. Það vor hafði dómsmálaráðherra skipaði nýjan mann í brúnna: Grím Hergeirsson, lögreglustjóra, en hann var áður lögreglustjórinn í Vestmannaeyjum.

Hjá Lögregluembætti Suðurlands starfa rúmlega 100 manns.

Eitt af því sem gerir vinnustaðinn svo sérstakan, er hversu dreifður hann er: Með fimm starfsstöðvar sem eru á Selfossi, Hvolsvelli, Vík í Mýrdal, Kirkjubæjarklaustri og Höfn í Hornafirði.

„Þetta er víðfeðmasta lögregluumdæmið á landinu og spannar yfir fjórtán sveitarfélög. Löggæsla er auðvitað alfa omega starfsemi þannig að sjálf upplifði ég þetta svolítið þannig að það þyrfti að byggja húsið utan um starfsemina okkar. Þannig að starfsfólki fyndist við vera í einni og sömu einingunni,“ segir Arndís og skýrir betur út:

„Þú getur rétt ímyndað þér hvað það geta verið ólíkar aðstæður sem lögreglumenn eru að starfa við á þessu svæði: Á Höfn eða Kirkjubæjarklaustri eða hér á Selfossi og í uppsveitum. 

Frá mínum bæjardyrum séð fannst mér því helst vanta að tengja okkur öll saman með einhvers konar umgjörð þannig að okkur líði eins og við séum öll í sama liði: 

Að vinna á sama vinnustað, þótt við séum svona dreifð.“

Úff: Er þetta hægt?

Það er nokkuð algengt að vinnustaðir ráðast í stefnumótun þar sem einhugur og stemning ríkir þegar stefnumótunarvinnan fer fram.

Oft skemmtilegir hópvinnudagar, sem margir taka þátt í og án undantekninga fæðast oftast einhverjar frábærar hugmyndir.

Vandinn er hins vegar að koma þeim öllum í framkvæmd og þar stendur hnífurinn í kúnni; Úthaldið næst ekki. Allir eru uppteknir og hafa nóg annað að gera.

„Og í okkar tilfelli erum við bara eins og hver önnur ríkisstofnun: Okkur vantar fólk!“

En þegar verið var að ræða hvernig best væri að fara af stað, kemur upp sú hugmynd að þaulreyndur starfsmaður hjá embættinu, Rannveig Brynja Sverrisdóttir, sem nú starfar hjá Fangelsismálastofnun, tæki SVÓT viðtöl við hvern einasta starfsmann.

Sem þýðir að Rannveig einfaldlega tók persónuleg samtöl við um 100 starfsmenn þar sem rædd voru:

• Styrkleikar
• Veikleikar
• Ógnanir
• Tækifæri

„Og ég man bara að ég hugsaði: Úff, er þetta hægt?“ segir Arndís um það, þegar hún heyrði hugmynd Rannveigar í upphafi.

En svo sannarlega skilaði þetta sér margfalt.

„Ég er algjörlega sannfærð um að þessi samtöl eiga mikinn þátt í því að okkur er að takast svona vel í innleiðingarferlinu okkar,“ segir Arndís og bætir við:

Því með þessum samtölum fékk hver einasti starfsmaður tækifæri til að tjá sig, sem þýðir að við getum verið svo örugg um að við erum að byggja hús á mjög sterkum grunni.“

Uppskeran fjölbreytt

Arndís segir samtölin ekki aðeins hafa nýst vel sem góðan grunn fyrir stefnumótunina.

„Það kom mjög margt fram í samtölunum sem þurfti ekkert að bíða eftir; Voru hreinlega atriði sem var hægt að ráðast í að laga strax.“

Hluti af stefnumótunnarvinnunni var að draga fram gildi starfsfólksins eftir SVÓT viðtölin. Gildin voru Fagmennska, Umhyggja, Samvinna.

„Mér finnst sérstaklega vænt um að þetta orð „umhyggja“ hafi komið svona vel fram. Það er ekkert oft sem þess lags orð sést í gildum ríkisstofnana þar sem algengara er að tala um atriði eins og gæði eða þjónustustig og svo framvegis. En með orðinu „umhyggja“ erum við að segja að við sem vinnustaður berum umhyggju fyrir hvort öðru sem hér störfum og berum umhyggju fyrir þeim einstaklingum sem við mætum í okkar störfum.“

Embættið fékk Guðrúnu Ragnarsdóttur stjórnendaráðgjafa hjá Strategíu til að leiða innleiðinguna, en hún var með í ráðum allt ferlið og frá því að SVÓT viðtölin hófust.

„Það sem heillaði okkur sérstaklega við Guðrúnu var hversu tilbúin hún var til að mæta okkur á þeim stað sem við vorum stödd í vinnunni okkar; Að styðja við okkur vinna úr þeim grunni sem við vorum þegar komin með úr SVÓT viðtölunum, frekar en að segja okkur hvernig við ættum að gera hlutina,“ segir Arndís og bætir við:

„Því svona vinna er pínulítið eins og að læra í skóla: Ef þú lætur alltaf einhvern annan hjálpa þér of mikið, þá lærir þú lítið sjálfur.“

Í sem stysta máli má segja að áætlun innleiðingar stefnunnar nái til næstu þriggja ára þar sem lögð er áhersla á eftirfarandi fjögur atriði:

• Aukin sérþekking; Að starfsfólk hafi tækifæri til að öðlast sérþekkingu á sínu áhugasviði
• Eftirsóknarverður vinnustaður; Fyrir þá sem þegar starfa hjá embættinu og til að laða að sér hæft fólk
• Öflug samvinna; Bæði á milli deilda og varðsvæða en eins við aðra samstarfsaðila eins og slökkvilið, sjúkraliða, skóla og fleiri.
• Skilvirk og hagkvæm starfsemi; Greina starfsemina með það fyrir augum að bæta verklag og verkferla, bæta upplýsingaflæði og að sóun er synd!

„Hluti af þessari vinnu allri er að ákveða ítarlegri stefnur fyrir ákveðna þætti starfseminnar og meðal annars með vísan til þess sem kom fram í SVÓT viðtölunum var ákveðið að vinna þrjár undirstefnur: Mannauðsstefnu, öryggisstefnu og gæðastefnu,“ segir Arndís og bætir við:

„Vinna við mannauðsstefnu er hafin og markmiðið er að kynna hana um leið og við kynnum afrakstur annarrar 90 daga innleiðingarsprettsins.“

Alls kyns góð ráð

Það er auðheyrt á Arndísi að embættið ætlar sér að teljast til 30% hóps sigurliða. Haustið fer kröftuglega af stað því í síðustu viku voru vinnufundir með teymisstjórum þar sem farið var yfir árangur af innleiðingu fyrstu 90 daganna og aðgerðaráætlun ákveðin fyrir næstu 90 daga.“

En hvernig gekk fyrsti 90 daga spretturinn með tilliti til sumarsins og þess rasks sem flestir vinnustaðir þekkja vegna sumarfría og fleira?

„Já, okkur var nefnilega ráðlagt það strax að taka sumarfrí frá innleiðingunni,“ segir Arndís og tiltekur strax að það hafi henni þótt góð rálegging.

„Þannig að við byrjuðum á fyrsta 90 daga sprettinum 6. mars, kláruðum hann 6. júní en leyfðum sumrinu síðan að líða með tilheyrandi raski, áður en við settumst niður til að fara aftur yfir árangurinn og næstu 90 daga aðgerðaráætlun kynnt.“

Telur þú að það hafi skipt sköpum um hvernig er að ganga í innleiðingaferlinu, að SVÓT viðtöl voru tekin við hvern einasta starfsmann?

„Já, tvímælalaust,“ segir Arndís og nefnir dæmi:

Það segir svo mikið þegar sömu trendin eru að koma fram í samtölum aftur og aftur; Sömu styrkleikarnir nefndir eða sömu veikleikarnir. 

Þetta voru ekkert allt stór atriði, því mörg þeirra voru einmitt lítil atriði sem skiptu þó ótrúlega miklu máli og var þó hægt að ráðast í að laga strax.“

Arndís segir líka mikil verðmæti í því fólgin að sjá hvernig sömu tækifærin hafi verið nefnd af mörgum; Það gefi góða vísbendingu um hvaða tækifæri er hægt að byggja upp. Eins og til dæmis það að verða eftirsóttur vinnustaður.

En meira telst til.

„Á vinnustöðum eins og okkar starfa svo margir í vaktavinnu. Sem þýðir að sama hvernig reynt yrði að standa að hópvinnudögum þar sem flestir ættu að taka þátt, þá er það einfaldlega ekki hægt. Með því að gefa sér tíma í viðtöl við hvern og einn, var tryggt að allir hefðu rödd í verkefninu.“

Arndís segir auðvelt fyrir vinnustaði að gefast upp og hafa ekki tíma í þá vinnu sem innleiðing kallar á.

„Því þetta er erfitt og þess vegna skiptir svo miklu máli að standa við ákvörðunina um að innleiða stefnuna og reyna að gera allt, til að sú ákvörðun standist,“ segir Arndís og bætir við:

„Enda er þetta fjárfesting til framtíðar.“

Að vera komin í sprett tvö er góð tilfinning.

„Maður finnur að sjálfstraustið er orðið meira, nú vitum við betur hvað við erum að gera og hverju við megum eiga von á. Erum reynslunni ríkari eftir fyrsta sprettinn.“

Hugarfarið skiptir líka miklu máli.

„Látum þetta ganga hugarfarið er svolítið það hugarfar sem við erum með fyrir sprett tvö. En það þarf líka að ræða opinskátt um hlutina; Að fara yfir það sem hefur gengið vel eða ekki gengið nógu vel. Að fólk hafi tækifæri til að spyrja út í það sem við erum að gera eða að gagnrýna það sem betur má fara og svo framvegis.“

En hvað myndir þú ráðleggja öðrum vinnustöðum sem eru á þeim stað núna, að velta fyrir sér svona stefnumótun og í kjölfarið alla þá vinnu sem raunveruleg innleiðing stefnu kallar á?

Arndís hugsar í nokkrar sekúndur en vitnar síðan í íþróttarisann Nike og segir:

„Ég held ég myndi bara segja við aðra: Gerðu þetta bara!“

(e. Nike: Just Do It!)