Betri gögn, minni stjórn­sýsla?

Hvernig opinberar stofnanir geta sinnt fleiri verkefnum án þess að handavinnan vaxi í sama hlutfalli

Stafræn þjónusta dregur ekki sjálfkrafa úr stjórnsýslu. Ef starfsmaður þarf enn að opna skjal, lesa tölur og færa þær í annað kerfi hefur eyðublaðið aðeins færst á skjá. Raunverulegur ávinningur kemur þegar upplýsingar eru skráðar einu sinni, einfaldar athuganir fara fram sjálfvirkt og sérfræðingar geta einbeitt sér að málum sem krefjast mats.

Kröfur til opinberra stofnana aukast ár frá ári. Þær eiga að sinna fleiri verkefnum, vinna úr meira magni upplýsinga, afgreiða mál hraðar og rökstyðja ákvarðanir betur. Um leið er eðlileg krafa um að fjármunir séu nýttir af skynsemi.

Þegar álag eykst er nærtækt að biðja um fleiri stöðugildi. Stundum er það rétta svarið, einkum þegar ný verkefni krefjast sérþekkingar eða meiri viðveru á vettvangi. En áður en sú leið er farin þurfum við líka að skoða í hvað tími starfsfólksins fer. Hversu stór hluti vinnudagsins fer í faglegt mat og hversu stór hluti í að færa sömu upplýsingar milli skjala og kerfa?

Þar tel ég að séu veruleg tækifæri. Markmiðið er ekki að fækka fólki án tillits til verkefna heldur að nýta fagþekkinguna betur og koma í veg fyrir að hvert nýtt verkefni bæti enn einu lagi af handavinnu ofan á það sem fyrir er.

PDF-skjalið leysir ekki handavinnuna

Ferli er stundum talið stafrænt vegna þess að fyrirtæki getur fyllt út eyðublað á netinu eða hlaðið skjali inn í gátt. Innan stofnunarinnar getur sama eyðublað samt endað sem PDF-skjal sem starfsmaður þarf að opna, lesa og handskrá í annað kerfi. Þá hefur inngangurinn verið stafrænn en vinnslan að mestu óbreytt.

Þegar hundruð eða þúsundir innsendinga fara þessa leið verður lítil handvirk aðgerð fljótt að verulegu vinnuálagi. Starfsmaður ber tölur saman við fyrri skil, leitar að því sem vantar og sendir tölvupóst ef eitthvað passar ekki. Þetta er vinna sem skapar sjaldnast aukið virði.

Umbætur þurfa því að byrja á ferlinu sjálfu. Hvaða upplýsingar þurfum við í raun? Eru þær þegar til? Getur kerfið sannreynt einföld atriði um leið og gögnin eru send inn? Ef skyldureit vantar eða tala er tæknilega ómöguleg er betra að notandinn fái ábendingu strax en að starfsmaður uppgötvi villuna nokkrum dögum síðar.

Skrá einu sinni, nota oftar

Fyrirtæki þurfa víða að senda sömu grunnupplýsingar oftar en einu sinni, stundum til fleiri en eins stjórnvalds og stundum til mismunandi eininga innan sömu stofnunar. Upplýsingar um starfsstöð, tímabil, magn eða stofnstærð geta birst í reglubundinni skýrslu, umsókn og síðar í svari við sérstakri gagnaósk.

Skynsamlegra er að skrá upplýsingar á skipulögðu formi og byggja á sameiginlegum skilgreiningum. Þar sem lagaheimildir og persónuvernd leyfa ætti síðan að nýta sömu gögn í fleiri viðeigandi ferlum. Leiðréttingar þurfa að vera rekjanlegar svo ljóst sé hvað breyttist, hvenær og af hverju.

Rekstraraðilinn ætti jafnframt að sjá hvaða upplýsingar hafa borist, hvort þær hafi staðist fyrstu athugun og hvort einhverju sé enn ósvarað. Starfsmaður stjórnvalds á þá ekki að þurfa að staðfesta móttöku í tölvupósti eða leita að nýjustu útgáfu skjals í mörgum kerfum.

Sjálfvirknin finnur málið, fagfólkið metur það

Mörg skref í stjórnsýslu eru fyrirsjáanleg. Kerfi getur athugað hvort skylduupplýsingar vanti, borið tölu saman við síðustu skýrslu, fundið augljóst ósamræmi og sent áminningu þegar skilafrestur nálgast. Það getur einnig vísað máli til rétts teymis og tekið saman upplýsingar sem þarf að skoða nánar.

Tökum einfalt dæmi úr fiskeldi. Ef ný skýrsla sýnir óvenjulega mikla breytingu á lífmassa frá síðasta tímabili getur kerfið beðið notandann að staðfesta töluna eða bæta við skýringu áður en skýrslan er send. Það sparar starfsmanni að finna frávikið síðar og dregur úr líkum á að rangar upplýsingar fari áfram inn í greiningu.

Ég myndi hins vegar draga skýra línu við ákvarðanir sem hafa áhrif á réttindi, skyldur eða viðurlög. Ógegnsætt kerfi á ekki sjálft að ákveða að fyrirtæki hafi brotið reglur eða að tiltekið velferðarástand sé óviðunandi. Kerfið getur fundið málið og tekið saman gögnin. Faglegt mat, rökstuðningur og ábyrgð verða að vera hjá nafngreindu starfsfólki stjórnvaldsins.

Fiskeldi sýnir vandann skýrt

Í eftirliti með fiskeldi verða til upplýsingar um meðal annars lífmassa, afföll, heilsu og velferð, laxalús, lyfjameðhöndlanir, umhverfisaðstæður og rekstraratvik. Þær berast ekki endilega á sama tíma eða eftir sömu leið og geta endað í ólíkum kerfum.

Segjum að afföll aukist á tiltekinni stöð. Annars staðar er ólokið úrbótamál úr síðasta eftirliti og í þriðja gagnasafninu sést óvenjuleg breyting á umhverfisaðstæðum. Ef upplýsingarnar eru skoðaðar hver í sínu lagi getur samhengi þeirra farið fram hjá okkur. Sameiginleg eftirlitsmynd getur bent starfsmanni á málið áður en þróunin verður alvarlegri.

Slík viðvörun er ekki sönnun þess að reglur hafi verið brotnar. Hún segir að ástæða sé til að fara yfir gögnin, ræða við rekstraraðila eða kanna aðstæður á vettvangi. Forgangsröðunin má heldur ekki verða svartur kassi. Eftirlitsmaður þarf að sjá hvað liggur að baki og geta leiðrétt matið ef gögn eru röng eða sérstakar aðstæður skýra niðurstöðuna.

Þetta getur líka gagnast rekstraraðilum sem standa sig vel. Góð fylgni, traust skýrslugjöf og skjót úrbótavinna ættu, þar sem reglur gefa svigrúm, að geta dregið úr óþarfa eftirfylgni. Gott stafrænt eftirlit á að auðvelda ábyrgu fyrirtæki að standa við kröfur, ekki aðeins auðvelda stofnuninni að fylgjast með því.

Gamli ferillinn verður að víkja

Betri gagnanotkun verður ekki til með hugbúnaðarkaupum einum saman. Sameina þarf skilgreiningar, skýra lagaheimildir, tryggja öryggi og ákveða hver ber ábyrgð á gæðum gagnanna. Starfsfólk og notendur þurfa líka tíma til að læra á breytt vinnulag.

Algeng mistök eru að setja nýtt mælaborð ofan á gamla ferlið án þess að leggja neitt niður. Þá þarf starfsfólk að viðhalda nýja kerfinu, Excel-skjölunum og tölvupóstinum samhliða. Vinnuálagið minnkar ekki heldur eykst þar til ákveðið hefur verið hvaða skráning er hin rétta og hvaða eldri skrefum má hætta.

Kostnaðurinn má heldur ekki aðeins færast til. Opinber stofnun getur lækkað eigin afgreiðslukostnað með því að láta fyrirtæki vinna meira, en þá hefur heildarkerfið ekki endilega orðið hagkvæmara. Við mat á nýju ferli þarf að telja tíma beggja aðila og mæla niðurstöðuna: styttri afgreiðslutíma, færri leiðréttingar, minna um endurteknar gagnaóskir og meiri tíma sérfræðinga í greiningu og vettvangsvinnu.

Svarið er já, en ekki sjálfkrafa

Stærsti ávinningurinn felst ekki endilega í því að reka stofnun með færra fólki. Hann felst í því að fólkið sem þar starfar geti sinnt því sem það var ráðið til. Dýralæknir, lögfræðingur eða eftirlitsmaður á ekki að verja stórum hluta dagsins í að flytja sömu tölu úr einu skjali í annað.

Betri gögn geta því skilað minni stjórnsýslu ef þau eru skráð einu sinni, sannreynd strax og nýtt þar sem þeirra er þörf. Ávinningurinn kemur þó aðeins fram ef tvískráning og úrelt handvirk skref eru um leið lögð niður. Sé nýrri tækni aðeins bætt ofan á gömlu ferlana verða gögnin fleiri en stjórnsýslan ekki minni.

Höfundur er deildarstjóri fiskeldis hjá Matvælastofnun. Greinin er skrifuð í eigin nafni og endurspeglar persónuleg fagleg sjónarmið höfundar.