„Við erum meira að segja hætt að hlusta í tölvu­póstum“

Því já; eins og allir vita blæs atvinnulífið nú í allra góða lúðra til að undirbúa fólk og fyrirtæki undir allt það sem koma skal. Þar sem gervigreindin fer jafnvel að sjá um samskiptin okkar, leysir úr ótrúlegustu störfum og verkum og eykur líkurnar á að við náum árangri.

En hvað getur hún ekki gert?

Og hverjar eru gryfjurnar okkar?

Hvað segja stjórnendur?

Það er nefnilega allt í gangi á sama tíma og það erum við að heyra glöggt frá stjórnendum. Sem til viðbótar við að heyra að nú eigi að besta allt eru einfaldlega líka að díla við svona hluti eins og það að aldrei hafi jafn margir farið í kulnun eða að á vinnumarkaði séu svo ólíkar kynslóðir að vinna saman að á meðan ein kynslóðin segir; 

Vinnan göfgar manninn segir önnur; Ég er öll í tilfinningunum….“

Rúna segir samtalið sem stjórnendur áttu sín á milli á ráðstefnunni Uppbroti á dögunum hafa skilað af sér ótrúlega verðmætum og góðum niðurstöðum. Jafnvel hugmyndum um hvað fólk og fyrirtæki geti gert til að mæta þeirri veröld betur sem bíður; ekki síst í því að tengjast hvort öðru betur.

Hvar erum við hætt að hlusta? var yfirskrift samtals sem Rúna leiddi á ráðstefnunni Uppbrot SVÞ og Atvinnulífið fjallar um í dag og á morgun.

Hvers vegna erum við ekki að hlusta?

Markmið Uppbrots var að ræða þær umbreytingar sem eru að móta verslun og þjónustu á Íslandi í dag. Dagskráin var vegleg í alla staði, fimmtán viðburðir haldnir sem skiptust í fjórar lotur.

„Við vorum með fyrirlesara, pallborð, sófaspjall og gervigreindarverkstæði sem kenndi svo gagnlega hluti að í sumum tilfellum gat fólk einfaldlega tekið ákvörðun um að fara að tileinka sér eitthvað strax,“ segir Rúna og bætir við:

„En við ákváðum líka að huga að mannlegu víddinni. Velta því upp í lifandi samtali með þátttakendum hvar mögulega við værum hætt að hlusta.“

Í stjórnun hefur það verið þekkt um árabil að tala fyrir virkri hlustun. Þjálfun þessu tengdu er þekkt og um efnið hafa verið rituð ræður og rit í óendanlegu magni.

Samt virðist verkefnið reynast okkur erfitt.

„Staðreyndin er sú að í dag erum við orðin vön svo miklu áreiti og að gera svo margt í einu að það að vera að hlusta felur oft í sér að við erum um leið að gera eitthvað annað. Það eitt og sér að glósa niður punkta þegar við hlustum er í raun leið sem dregur úr virkri hlustun og þekkt er að fólk nái ekki að hlusta alveg því á meðan aðrir tala er fólk fyrst og fremst að velta fyrir sér hvað það ætlar að segja sjálft næst,“ segir Rúna og bætir við:

Við erum meira að segja hætt að hlusta í tölvupóstum eða rafrænum skilaboðum. Því stór hluti samskipta okkar í dag fer fram í skilaboðaformi og hver hefur ekki upplifað það að hafa lesið skilaboð of hratt þannig að hluti þeirra misfórst eða skildist ekki?“

Rúna segir svo sem ekki að undra að hlustunin okkar sé almennt oft ekki nógu góð.

„Við erum að upplifa tíma þar sem verið er að bomberta á okkur upplýsingum úr öllum áttum allan liðlangan daginn. Fyrir vikið erum við í hlustun eins og sá sem skransar með nöglunum niður krítartöfluna í rembingi við að gera sitt besta.“

Eitt persónulegt og eitt vinnutengt

Rúna segir þátttakendur í samtalinu alla hafa verið á einu máli um mikilvægi góðrar hlustunar. Það hafi komið skýrt í ljós í einfaldri könnun sem var framkvæmd á meðal gesta, þar sem öll lykilatriðin skinu í gegn:

Að þegar hlustun hverfur eykst kostnaður. Traust minnkar og áhugi hverfur. Fundir verða óskilvirkir og fókus glatast.

Á meðan ávinningur góðrar hlustunar er ótvíræður: hún losar kraft úr læðingi, myndar sterkari tengsl og meiri traust, skilvirkni eykst og tími sparast. Meira að segja nýsköpun blómstrar í auknum mæli.

Rúna segir margt mjög gagnlegt við að fá fólk svona saman í opið og lifandi samtal eins og fór fram. Mörg góð ráð hafi til dæmis verið miðluð á milli fólks.

Eitt þeirra var frá fyrirtækinu A4.

„Í þeirra fundarmenningu, sem oft telur kannski um sex til átta manns á fundum, hefja þeir fundi með því að gefa sér fyrstu 5 mínúturnar til þess að segja frá einhverju einu persónulegu og einu vinnutengdu.“

Það sem kemur út úr þessu er akkúrat það sem tæknin getur ekki gert: Hið mannlega.

Því það sem gerist við þetta er að við bindumst ósjálfrátt traustari böndum. 

Ef þú ert á fundi og heyrir það að mamma samstarfsfélaga sé veik og á spítala, þá snertir það við þér og tengslin verða öðruvísi.“

Að mati liðsmanna A4 hefur þetta fyrirkomulag líka gert það að verkum að hlustunin á fundunum er virkari en ella.

„Auðvitað velti fólk fyrir sér kostum og göllum þegar það heyrði góð ráð. Til dæmis varðandi þetta hvort fimm mínútur væru að duga eða hvort fundir ættu það ekki til að ílengjast,“ segir Rúna en bætir við:

„En svarið þeirra var að þótt auðvitað gæti það gerst, væri fundarfyrirkomulagið orðið svo fast sem hluti af þeirra fyrirtækjamenningu að fimm mínútur væru einfaldlega eitthvað sem þau væru að ná að standa við.“

En hvernig tengist þetta öllu því sem nú blasir við í atvinnulífinu; tækniframfarir, kulnun, kynslóðabili og svo framvegis?

Jú, Rúna setur hlutina fyrir okkur í samhengi:

„Stjórnandi sem hlustar vel á sitt fólk er líklegri til að geta gripið í taumana áður en eitthvað gerist, til dæmis að fólk fari í kulnun. Virk hlustun gæti einnig komið í veg fyrir að samtöl séu í raun bara einstefnusamtöl þar sem allir eru fyrst og fremst með hausinn svo yfirfullan af hugsunum og pælingum að við náum ekki að heyra né nema hvað annað fólk er að segja.“

Á tímum tækniframfara og gervigreindar skiptir virk hlustun því jafnvel enn meira máli en nokkru sinni fyrr.

Því það sem hlustunin ein og sér gerir er að tryggja að þessi mannlega vídd sé í fyrirrúmi, óháð öllu öðru.

„Það er vitað að þegar fólk upplifir að á það sé hlustað, þá líður því betur. Að sama skapi upplifir fólk efasemdir og ótta ef því líður eins og það sé ekki verið að hlusta á það. Við erum orðin nokkuð vön því að hlusta ekki nógu vel en vera dugleg að draga ályktanir samt sem áður; hvað einhver meini með einhverju tali, hvernig tónninn er í skilaboðunum og svo framvegis. Ef við stöndum okkur vel í hlustun erum við hins vegar líklegri til að ná meiri árangri í því að takast á við allar þessar áskoranir sem nú blasa við,“ segir Rúna og bætir við:

Við erum í raun að besta allt nema það sem skiptir mestu: að hlusta.“